В случаях возникновения разногласий по вопросам, связанным с принятыми решениями органа по сертификации по подтверждению соответствия, апеллянт имеет право обратиться по спорным вопросам с апелляцией на имя директора ООО «Экспертно-консалтинговый центр Амур-тест».
Апеллянт вправе подать апелляцию с запросом о пересмотре решения по жалобе, принятого ОС по результатам выполнения работ по оценке (подтверждению) соответствия.
Процесс рассмотрения апелляций предусматривает следующие этапы:
- прием и регистрация поступившей апелляции;
- уведомление апеллянта о регистрации апелляции;
- установление контактных лиц и устойчивых каналов связи для взаимодействия;
- анализ содержания апелляции и формирование Комиссии по апелляциям (далее – Комиссия);
- рассмотрение апелляции по существу, при необходимости запрос дополнительной информации;
- принятие Комиссией объективного решения;
- анализ результатов работы по апелляции;
- своевременное информирование апеллянта о принятом решении;
- разработку мер по предотвращению поступления повторных апелляций , проведение при необходимости корректирующих действий.
1. Правила оформления, приёма и регистрации апелляций.
1.1 Апелляция подается по месту нахождения органа по сертификации в письменном виде: лично, или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или на электронный адрес ООО «Экспертно-консалтинговый центр «Амур-Тест» по рекомендуемой форме не позднее месячного срока с момента получения заявителем решения органа по сертификации. В апелляции должны быть изложены причины несогласия с принятым решением.
1.2 Рекомендуемая форма апелляции размещается на сайте органа по сертификации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет» или предоставляется по запросу.
1.3 В случае если апелляция подается юридическим лицом, она должна быть оформлена на официальном бланке организации, подписана ответственным лицом и заверена печатью организации.
1.4 Все аппеляции, поступающие в адрес Общества, регистрируются специалистом группы информационного обеспечения и управления делами в Журнале входящей документации в течение одного рабочего дня с момента его поступления, с присвоением регистрационного входящего номера. Днем подачи обращения считается день его регистрации в журнале.
1.5 При необходимости ООО «Экспертно-консалтинговый центр «Амур-Тест» может запросить от апеллянта представления дополнительных документов, необходимых для решения спорных вопросов.
1.6 Получение каждой апелляции немедленно подтверждается заявителю (по почте, телефону или электронной почте) с обязательным подтверждением от него факта получения регистрации его жалобы.
2. Рассмотрение апелляции и принятие решения по ней
2.1 Директор ООО «Экспертно-консалтинговый центр «Амур-Тест» в течение 5 рабочих дней с момента регистрации апелляции приказом формирует Комиссию по рассмотрению конкретной апелляции и передает материалы по апелляции ответственному секретарю Комиссии. Комиссия по апелляциям функционирует на основе положений СМК П 0.10-2020 «Положение о Комиссии по апелляциям».
2.2 Ответственный секретарь Комиссии организует проведение заседаний Комиссии, формирует повестку дня заседания, осуществляет подготовку материалов и информирует членов Комиссии и апеллянта о времени и месте проведения предстоящего заседания Комиссии не позднее трех дней до начала проведения заседания.
2.3 Заседание Комиссии считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее членов. Член Комиссии в случае невозможности присутствия на заседании имеет право заблаговременно представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.
2.4 Решение в отношении апелляции, не требующие дополнительного изучения и проверки, принимается Комиссией в течение 30 дней со дня регистрации апелляции. До принятия Комиссией указанного решения лицо, подавшее апелляцию, вправе отозвать апелляцию, полностью или частично. В случае если на дату рассмотрения Комиссией апелляция отозвана, то она не рассматривается.
В тех случаях, когда для разрешения апелляции необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения апелляции могут быть, в порядке исключения, продлены председателем Комиссии, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему апелляцию.
2.5 С целью установления причин возникновения апелляции Комиссия проводит всесторонний анализ поступивших с ней документов, изучает имеющиеся в органе по сертификации документы, опрашивает сотрудников, принимавших участие в данных работах, и делает вывод о ее правомерности или неправомерности, который фиксируется в протоколе Комиссии. Уровень расследования должен быть соразмерным важности, частоте возникновения и тяжести последствий апелляции.
2.6 Ответственный секретарь Комиссии ведет протокол заседания Комиссии, который подписывается председателем и членами Комиссии. В протоколе отражаются дата заседания, фамилии присутствующих членов Комиссии и приглашенных на заседание, фамилия имя отчество лица, подавшего апелляцию, существенные моменты рассмотрения спорных вопросов, результаты голосования, решение Комиссии и его обоснованность. При наличии у членов Комиссии особого мнения, оно должно быть отражено в протоколе.
2.7 Решение Комиссии принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии открытым голосованием с учетом представленного письменного мнения отсутствующих членов Комиссии (при наличии). В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании Комиссии.
2.8 В отношении апелляции Комиссия вправе принять решение: об отказе в удовлетворении апелляции или об удовлетворении апелляции, полностью или частично.
Решение по апелляции должно содержать:
- при полном или частичном ее удовлетворении, срок и способ удовлетворения;
- при полном или частичном отказе в ее удовлетворении причины отказа со ссылкой на соответствующие законодательные акты, нормативные документы и доказательства, обосновывающие отказ;
- перечень документов подтверждающих обоснованность решения.
2.9 Решение Комиссии оформляется ответственным секретарем Комиссии и утверждается Председателем Комиссии в течении 3-х рабочих дней, с момента принятия решения.
3. Порядок и сроки направления решения по апелляции
3.1 Ответственный секретарь Комиссии высылает решение по апелляции в адрес апеллянта в письменном виде, не позднее 3 дней с момента его утверждения, с использованием средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку или под расписку (по факсу, по электронной почте, по почте или курьером).
3.2 Апелляция считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и направлен письменный ответ заявителю апелляции.
3.3 В случае несогласия лица, подавшего апелляцию с решением Комиссии, апелляция может быть обжалована в судебном порядке.
3.4 Решения и выводы Комиссии рассматриваются руководством органа по сертификации. Выявленные несоответствия в работе органа по сертификации регистрируются и устраняются соответствующими корректирующими и предупреждающими действиями, принятые меры документируются. Контроль выполнения корректирующих и предупреждающих действий осуществляет менеджер по качеству.